Er komt nogal wat bij kijken, bij het organiseren van een bedrijfsuitje.
Je krijgt de organisatie al of niet aangewezen op het bordje gelegd, de organisatie van een bedrijfsfeestje voor de zaak, een weekendje team building wellicht of een bedrijfsuitje; hoe dit aan te pakken? Welnu, wij geven je een zes stappenplan met bruikbare informatie en tips om te helpen bij de organisatie.
1.Vraag je altijd af ewat het doel is van het te organiseren bedrijfsuitje
of –feest.
2. Maak een begroting hiervoor, bepaal hiervoor ook het aantal deelnemers zo
exact mogelijk
3. Breng de verwachtingen van de deelnemers in kaart en stel aan de hand
hiervan prioriteiten vast
4. Win informatie in over mogelijkheden voor zo’n uitje of feest
5. Maak een keuze uit deze informatie , boek de gewenste onderdelen voor het
programma en nodig de deelnemers in een zo vroeg mogelijk stadium uit.
6. Bezorg de geïnviteerde medewerkers een geslaagd bedrijfsfeest of –uitje.
Wat is het doel van een bedrijfsuitje of bedrijfsfeest?
Nadat je hebt bepaald wat het doel is van het uitje of feest, kun je de
programmering en de groepsgrootte gaan invullen; je houdt bij team building
geen rekening met partners, bij een uitje of feest uiteraard wel als je iets
viert ( jubileum, bedrijfsverhuizing, jaarlijkse traditie, recordprestatie of
iets dergelijks). Bij een bedrijfsfeest is het niet noodzakelijk dat er een
actief programma onderdeel zit, terwijl juist bij team building wel actie wordt
gevraagd en derhalve iedereen niet een hele dag op een bank of stoel gaat
hangen. Mochtteambuilding op het programma staan, dan moet je voor ogen houden
dat de teamgeest sterk kan verbeterd worden door de deelnemers een programma te
laten afwerken wat individueel niet te verwezenlijken is. Terecht zal men later
trots zijn als dit gelukt is en zo geleerd te hebben meer als “team” te
opereren.
Stel vooraf het doel en het budget van het uitje of het feest vast
JE weet ongetwijfeld nu al of de partners van de partij zijn, dus het aantal
deelnemers is bekend. Reserveer vervolgens of vraag aan de directeur een voldoende groot budget,
wellicht bestaat er in het bedrijf een speciale “feestkas”, waarin zich geld
bevindt; en is dan het budget te klein, het is niet ongebruikelijk om voor de
partner-deelname een eigen kleine bijdrage te vragen.
Vraag de deelnemers wat zij verwachting van het uitje of feest en
stel daarop de prioriteiten voor een geslaagd evenement vast
Voordeel van deze aanpak is, dat een al jaren hetzelfde programma zo niet meer
zal voorkomen, het wordt dus ieder jaar een verrassing wat er op het programma
staat: toch niet vergeten te vragen naar de verwachting van de deelnemers, dit
is de snelste en beste manier om uit te vinden wat de meerderheid zal bevallen
en je zult derhalve geen of slechts weinig negatieve geluiden horen na afloop
van uw uitje of feest.
Is het de gewoonte in het bedrijf om er jaarlijks een verrassing van te maken, dan kun je wat grotere risico’s nemen met het samenstellen van het programma, maar een belangrijke stelregel is: houd het veilig en voldoe zoveel mogelijk aan de veronderstelde verwachting van de deelnemers.
Let er ook op dat uw budget evenredig wordt besteedt, bezuinig niet op bijvoorbeeld het eten, houdt daarnaast rekening met verdere invulling feestavond, eventueel vervoer per bus enz. enz.
Bepaal hoe het programma er uit moet gaan zien
Als de boven beschreven informatie bekend is, kun je op zoek gaan naar een
organisatie, die het bedrijfsuitje, feest of teambuilding voor je kan
verzorgen; overleg met hen over te leveren programma en ga dan over tot het
boeken van bepaalde programma onderdelen. Als in samenspraak alles is
vastgelegd, kan worden over gegaan tot publicatie op het werk van het geplande
uitje , feest of team building sessie. Ook worden de deelnemers, eventueel met
partner voor het programma uitgenodigd.
Gebruikelijk is ook, dat je met het organisatiebureau contact houdt over eventuele wijzigingen in het vastgelegde programma met betrekking tot de diverse onderdelen, de deelnemersaantallen en ook aanvangstijden; tevens is het danvaak nog mogelijk wijzigingen door te voeren.
Maak er een gewaardeerd bedrijfsuitje of feest van
Men kijkt altijd eerst naar de verantwoordelijke organisator, als er
onverhooptiets niet klopt, biedt daarom altijd een “luisterend oor” voor
deelnemers met specifieke wensen zoals daar kunnen zijn dieetwensen of fysieke
wensen. Menstelt dit altijd bijzonder op prijs, je maakt er een bijzonder goede
beurt mee.
Ter informatie, het komt helaas- nog te vaak voor dat een op het eerste gezicht leuk uitje wordt gepubliceerd, maar dat het aantal deelnemers bedroevend laag is, zodat het niet kan worden uitgevoerd; dat onderschrijft het reeds genoemde belang om eerst eens naar de verwachtingen van de medewerkers te vragen en dan pas het programma te bepalen (laten we wel wezen: zeevissen met zijn drieën is niet gezellig……..). Ga dus subtiel te werk en peil de mening van zoveel mogelijk medewerkers voorzichtig, maar pas op om hiermee verwachtingen te wekken.